Воду на новогодний корпоратив лучше считать не по универсальному правилу «одна бутылка на гостя», а по продолжительности мероприятия, формату застолья, меню, числу гостей и наличию других безалкогольных напитков.
Для банкетного стола удобны небольшие бутылки, для общей зоны — крупная тара и кулер, а для продолжительного мероприятия лучше предусмотреть резерв.
На корпоративе воду часто считают в последнюю очередь: сначала согласовывают меню, алкоголь, шампанское, соки и кофе, а обычную питьевую воду заказывают «примерно».
В результате возможны две крайности: либо вода заканчивается ещё до десерта, либо после праздника остаются несколько нераспечатанных упаковок.
Правильнее разделить задачу на две части: сколько воды понадобится и в какой упаковке её удобнее подать.
От чего зависит расход воды на корпоративе
Чем дольше мероприятие, тем больше времени у гостей для потребления напитков.
Солёные, острые и насыщенные блюда обычно увеличивают спрос на безалкогольные напитки.
При наличии алкогольных напитков важно иметь достаточный запас обычной питьевой воды.
В жарком банкетном зале, при активных конкурсах и танцах расход может увеличиваться.
Банкет, фуршет, офисная вечеринка и большой event требуют разной организации подачи.
Соки, морсы, чай и кофе уменьшают долю обычной воды, но полностью её не заменяют.
Сколько воды нужно на одного человека
Для планирования мероприятия удобнее использовать диапазон, а не одну якобы точную цифру.
| Формат | Ориентир питьевой воды | Комментарий |
|---|---|---|
| Короткий фуршет 2–3 часа | примерно 0,4–0,7 л на гостя | При наличии других напитков и спокойном формате |
| Корпоратив 4–6 часов | примерно 0,7–1,0 л на гостя | Универсальная отправная точка для вечернего мероприятия |
| Длительный банкет | около 1,0–1,5 л на гостя | Особенно если много еды, танцев и алкогольных напитков |
| Активное мероприятие | расчёт повышают | Конкурсы, спорт, тёплое помещение, высокая активность |
Это логистический ориентир для закупки, а не медицинская норма потребления воды человеком. Реальный расход на мероприятии может заметно отличаться.
Калькулятор воды для корпоратива
Примеры расчёта
| Гостей | Расчёт | Базовый объём | С резервом 15% |
|---|---|---|---|
| 20 человек | 20 × 0,8 л | 16 л | около 19 л |
| 50 человек | 50 × 0,8 л | 40 л | около 46 л |
| 100 человек | 100 × 0,8 л | 80 л | около 92 л |
| 200 человек | 200 × 0,8 л | 160 л | около 184 л |
Зачем нужен резерв
Считать воду ровно до литра для мероприятия рискованно.
Расход может увеличиться, если:
- корпоратив затянулся;
- в помещении оказалось жарко;
- гости активно танцуют;
- часть запланированных напитков закончилась;
- алкогольных напитков употребляют больше ожидаемого;
- воду используют ещё и для кофе, чая или персонала.
Для стандартного корпоратива обычно разумно добавить к расчётному объёму около 10–20% резерва.
Какую фасовку выбрать
Один и тот же объём воды можно организовать совершенно по-разному.
| Фасовка | Плюсы | Лучший сценарий |
|---|---|---|
| 0,33 л | Компактная индивидуальная порция | Стол, переговорная, VIP-зона, короткий фуршет |
| 0,5 л | Универсальный индивидуальный формат | Банкет, корпоратив, конференция, фуршет |
| 1–1,5 л | Удобно поставить на общий стол | Банкетная рассадка, семейный стол, небольшая компания |
| 5 л | Большой объём в одной упаковке | Служебная зона, кухня, персонал |
| 19 л | Большой централизованный запас | Кулер, помпа, backstage, зона персонала, крупное мероприятие |
Что лучше поставить на праздничный стол
Для банкетной рассадки обычно удобнее небольшая фасовка.
У каждого гостя должна быть возможность взять воду без необходимости вставать и идти к общему кулеру.
Для стола особенно удобны бутылки 0,33–0,5 л либо несколько более крупных бутылок на каждую группу гостей.
Когда удобна вода 19 литров
Формат 19 л хорош не вместо индивидуальных бутылок, а как централизованный запас.
Его удобно использовать:
- в зоне регистрации;
- в офисной кухне;
- в backstage;
- для организаторов и персонала;
- в отдельной зоне отдыха;
- на большом мероприятии с кулерами.
Посмотреть варианты: вода 19 литров .
Нужен ли кулер на корпоративе
Если мероприятие проходит в собственном офисе, кулер может уже находиться на месте.
Для арендованной площадки сначала нужно проверить, предоставляет ли оборудование сама площадка или кейтеринг.
Кулер особенно удобен:
- при большом числе гостей;
- для сотрудников и организаторов;
- в зоне подготовки;
- если мероприятие длится весь день;
- когда нужна горячая вода для чая.
Один кулер не должен становиться единственным источником воды для нескольких сотен гостей: даже при достаточном общем запасе может возникнуть очередь.
Сколько питьевых точек нужно
Для больших мероприятий важно считать не только литры, но и доступность воды.
Если зал большой, гости не должны идти через всё помещение к одной бутылке или одному кулеру.
На практике точки можно распределить:
- у входа;
- возле банкетной зоны;
- рядом с танцполом;
- в lounge-зоне;
- у персонала и backstage.
Газированная или негазированная
Для корпоратива лучше иметь оба варианта, если позволяет бюджет и формат мероприятия.
Но основу запаса обычно логичнее формировать из негазированной воды: она универсальнее и подходит большему числу гостей.
Если ассортимент нужно упростить, делайте негазированную воду основным объёмом, а газированную — дополнительным вариантом.
Нужно ли покупать минеральную воду
Слова «питьевая» и «минеральная» не являются синонимами.
Для банкетного стола можно использовать разные виды воды, но не стоит автоматически заменять весь запас обычной питьевой воды лечебной или высокоминерализованной.
При массовом мероприятии универсальнее выбирать воду, предназначенную для обычного повседневного питья.
Как рассчитать воду для разных форматов
Офисный корпоратив
Обычно проще всего организовать: в офисе уже есть кулеры, кухня и запас посуды.
Можно совместить:
- 19-литровые бутыли для общей зоны;
- небольшие бутылки на праздничный стол;
- отдельный резерв для следующего рабочего дня.
Банкет в ресторане
Сначала проверьте, можно ли привезти собственную воду. У многих площадок действуют собственные правила по напиткам и сервисному сбору.
Если вода закупается самостоятельно, основной упор удобно делать на небольшие бутылки для столов.
Фуршет
Для фуршета особенно удобна индивидуальная фасовка: гость может взять бутылку и перемещаться по площадке.
Большой корпоратив или event
Здесь лучше комбинировать:
- малую фасовку для гостей;
- 19 л для персонала;
- несколько питьевых точек;
- резерв вне основного зала.
Что учитывать при алкоголе
На новогоднем корпоративе алкоголь часто занимает заметное место в карте напитков.
Поэтому обычная питьевая вода должна быть доступна на протяжении всего мероприятия, а не появляться на столе только к концу вечера.
Не нужно пытаться рассчитывать воду по формуле вроде «стакан воды на каждый бокал алкоголя»: для закупки мероприятия практичнее использовать общий расчёт расхода и достаточный резерв.
Не забудьте воду для персонала
Официанты, ведущий, фотографы, музыканты, техническая команда, охрана и организаторы тоже пользуются питьевой водой.
Особенно если монтаж начинается за несколько часов до прихода гостей, а демонтаж продолжается после окончания праздника.
Одна из типичных ошибок — считать воду только по количеству приглашённых гостей и забывать о команде мероприятия.
Когда заказывать воду
В декабре нагрузка на службы доставки, кейтеринговые компании и площадки традиционно возрастает.
Поэтому большой корпоратив лучше не оставлять на заказ «день в день».
Заранее определите:
- количество гостей;
- необходимый объём;
- фасовку;
- точный адрес;
- время приёмки;
- контактное лицо;
- наличие места для хранения.
Где хранить запас до мероприятия
Воду лучше оставить в чистом помещении, защищённом от прямого солнца, сильного нагрева и замерзания.
Если мероприятие проходит зимой, не стоит надолго оставлять воду в автомобиле или неотапливаемом помещении при отрицательной температуре.
Подробнее: как хранить бутилированную воду .
Чек-лист организатора
Добавьте персонал и организаторов.
Банкет, фуршет, офис или крупное мероприятие.
Используйте продолжительность и формат мероприятия.
Обычно разумно предусмотреть дополнительные 10–20%.
Малую для гостей, крупную для общей зоны.
Адрес, время приёмки и возможность разгрузки.
Подберите небольшую фасовку для гостей и крупный запас для общей питьевой зоны.
Частые вопросы
Сколько воды нужно на новогодний корпоратив?
Для обычного мероприятия продолжительностью несколько часов можно использовать ориентир около 0,7–1 литра питьевой воды на гостя, а затем скорректировать его по меню, продолжительности, температуре и другим напиткам.
Сколько воды купить на 50 человек?
При расчёте 0,8 л на человека потребуется около 40 л. С резервом 15% — примерно 46 л.
Сколько воды купить на 100 человек?
При ориентире 0,8 л на гостя базовый объём составит около 80 л, а с резервом 15% — примерно 92 л.
Какая бутылка удобнее для корпоратива?
Для индивидуального употребления удобны бутылки 0,33–0,5 л. Для общей зоны, персонала или большого мероприятия можно дополнительно использовать бутыли 19 л.
Нужно ли покупать воду 19 литров?
Не обязательно. Она особенно удобна как централизованный запас для кулера или помпы, но на банкетный стол практичнее ставить небольшую фасовку.
Газированную или негазированную воду выбрать?
Если закупаются оба варианта, основной объём обычно разумнее сделать негазированным, а газированную воду добавить как дополнительный выбор.
Нужно ли учитывать алкоголь при расчёте воды?
Да. При наличии алкоголя обычная питьевая вода должна быть легко доступна весь вечер, поэтому слишком маленький запас лучше не планировать.
Какой резерв воды предусмотреть?
Для обычного мероприятия разумно предусмотреть примерно 10–20% сверх расчётного объёма, особенно если точный расход заранее неизвестен.
Нужно ли считать воду для персонала?
Да. Помимо гостей воду используют официанты, ведущие, фотографы, музыканты, организаторы и техническая команда.
Когда лучше заказать воду на новогодний корпоратив?
Для большого декабрьского мероприятия лучше согласовать заказ заранее, поскольку в предновогодний период нагрузка на доставку и площадки возрастает.
Главное
Для новогоднего корпоратива лучше считать не количество бутылок, а сначала общий объём воды.
Для стандартного вечернего мероприятия можно взять ориентир около 0,7–1 литра на гостя, а затем увеличить или уменьшить его в зависимости от продолжительности, меню, температуры и других напитков.
Добавьте 10–20% резерва и не забудьте воду для персонала и организаторов.
Для праздничного стола удобна небольшая фасовка, а крупные бутыли 19 л лучше использовать для общей питьевой зоны, backstage или персонала.
На больших мероприятиях считайте не только литры, но и количество питьевых точек: вода должна быть легко доступна в течение всего вечера.
